Descripción General

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema obligatorio en Costa Rica mediante el cual se emiten, reciben y almacenan comprobantes electrónicos (facturas, tiquetes, notas de crédito/débito) utilizando medios digitales y cumpliendo con las especificaciones del Ministerio de Hacienda.

¿Quién regula la facturación electrónica?

La facturación electrónica está regulada por el Ministerio de Hacienda bajo la Dirección General de Tributación.

¿Qué se necesita para facturación electrónica?

1. Certificado digital (de firma electrónica).
2. Estar inscrito en ATV (Administración Tributaria Virtual) y tener credenciales para facturación electrónica.
3. Sistema informático que:
   • Genere XML válidos.
   • Se conecte a la API de Hacienda (sistema).
   • Gestione estados y acuses.

¿Qué es un comprobante electrónico?

Es la evolución digital de la factura tradicional en papel, a un documento electrónico en formato XML, el cual es generado, expresado y transmitido en formato electrónico. Respalda la venta y compra de mercancías así como la prestación de servicios. Garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica?

1. Generación del comprobante electrónico (XML):
   • El emisor crea un documento en formato XML siguiendo el esquema especificado por el Ministerio de Hacienda.
2. Firma del comprobante electrónico.
   • Firma por medio de la llave criptográfica obtenida de Hacienda.
3. Envío al Ministerio de Hacienda:
   • Se transmite mediante una API REST al sistema de validación de Hacienda.
4. Validación por Hacienda:
   • Hacienda verifica el comprobante y responde con un acuse de recibo (“aceptado”, “rechazado” o “recibido”).
5. Envío al receptor (cliente):
   • El emisor debe enviarle al cliente el XML y el acuse del Ministerio (por correo o mediante otro sistema).

Roles o tipos de participantes en el proceso de facturación electrónica

1. Emisor-Receptor Electrónico: todo contribuyente que este inscrito en un régimen general.
2. Emisor-Receptor Electrónico No Confirmante: contribuyentes en un régimen especial (ejemplo: simplificado o agropecuario)
   • No están obligados a emitir, pero pueden hacerlo de forma voluntaria.
3. Receptor Electrónico No Emisor: especifico para las entidades del Estado.
4. Proveedores de Sistemas de CE: todos los proveedores de sistemas de facturación electrónica deben registrarse como tales.
5. Receptor Manual: consumidor final, no se encuentra inscrito ante tributación pero recibe documentos electrónicos.

Consideraciones importantes para contribuyentes

1. Usted es el responsable ante la Dirección General de tributación de mantener los respaldos y la custodia de los documentos electrónicos tanto el documento XML generado como el documento XML de acuse de recibo.
2. Aunque usted reciba un documento en papel o un documento PDF, estos no son los documentos legales que respaldan una transacción, sino los archivos XML correspondientes. Y un archivo XML firmado no tiene reconocimiento ni válidez sino hasta el momento en que es reconocido por el Ministerio de Hacienda.
3. Confirmar que el proveedor de servicios tenga politicas claras de generación del código de seguridad. Tiene que ser un código que no sea fácil de reproducir por terceras personas. Esto permitirá descubrir generaciones falsas de códigos de seguridad.
4. El contribuyente es el responsable directo de las transacciones y operaciones, por eso es muy importante asesorarse bien, el contribuyente debe decirle a su proveedor de servicios como son sus operaciones, de que tipo son sus transacciones, como es la configuración de impuestos, etc. Es un importante tener un asesor tributario.
5. El contribuyente puede verse en una situación comprometida y ser objeto de sanciones y multas si conforma de manera incorrecta sus documentos electrónicos. Por ejemplo, especificación incorrecta de regalías o bonificaciones.
6. La misma relación estrecha que se tiene con el contador se debe tener con el proveedor de facturación.

Manejo de Contingencia

Se debe usar la marca “Situación del Comprobante Electrónico”. Tiene 3 códgios específicos:

1. Normal.
2. Sustituyendo un documento de contigencia (documentos preimpresos).
   • La norma establece caracteristicas especiales para los documentos preimpresos.
3. No tengo Internet.

Si no se pone la marca sin internet de manera correcta, el Ministerio de Hacienda marca el documento como enviado de manera extemporánea. Recordar que la factura se emite y debe ser enviado de forma inmediata a Hacienda. Se puede exponer a sanciones por no tener la marca sin internet correctamente.

Referencias legales

El párrafo final del artículo 2 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, dispone en lo conducente: ”… Todos los obligados tributarios deberán contar con medios electrónicos para registrar sus trnnsacciones y emitir comprobantes de estas, de conformidad con los requisitos y el desarrollo que se establezca reglamentariamente. Estos medios electrónicos incluyen, entre otros. la factura electrónica como un instrumento idóneo y necesario para la emisión de comprobantes de sus transacciones de compra y venta, registros contables, y otros medios requeridos para el control tributario …”.

Fundamentos legales

• Decreto N° 44739-H (8 de Noviembre 2024)
  • Reglamento de Comprobantes Electrónicos para efectos tributarios
• MH-DGT-RES-0027-2024 (19 de noviembre 2024)
  • Resolución General sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios
  • Estructura v4.4
• MH-DGT-RES-0001-2025 (13 de febrero 2025)
  • Modificación al Transitorio I de la resolución MH-DGT-RES-0027-2024

¿Cómo saber más información referente a alguna duda de comprobantes electrónicos?

1. Se debe leer el reglamento que explica en términos generales.
2. Leer las resoluciones que explican un poco más los detalles.
3. Los detalles se terminan de explicar en los documentos de Anexos y Estructuras.